電子定款は紙の定款とちがい、PDFで作った電子定款を公証役場に送信して認証をうけるものです。
以下は電子定款の認証の流れです。
① 完成した定款を公証役場にファックスする
② 公証役場からチェックの結果の連絡がある
③ 必要に応じて定款の修正を行う
④ チェックが完了したら公証役場に行く時間を予約する
⑤ 申請用総合ソフトから、公証役場に電子定款を送信する
⑥ 当日公証役場にて定款の同一情報を受領する
① ～④までは紙の定款と変わりませんが、一点気をつけることがあります。
それは定款本文の末尾が紙の定款と文言が変わってくるということです。
紙の定款では末尾を
「以上、株式会社ABCの設立のため、この定款を作成し、発起人が次に記名押印する。」
といった内容で終わるのに対し、電子定款では
「以上、株式会社ABCの設立のため、発起人○○○が電磁的記録である本定款を作成し、電子署名をする。」
といった内容で終わるので、定款の雛形をインターネットでダウンロードして使う場合などは特に気を付けましょう。
⑤ 電子定款を自作して、会社を設立しようとすると、印紙代４万円がかからない代わりに、以下のものが必要になります。
・Adobe Acrobat10か11 34,800円
・ICカードリーダー 2,000円～6,000円
・住基カード 500円
・電子証明書 500円
合計 37,800円～41,800円(約40,000万円)
これらを入手したら、法務局の「登記ねっと」というホームページから「PDF署名プラグインソフト」（PDFに電子署名を行うためのソフト）と「申請用総合ソフト」（定款や登記のオンライン申請をするためのソフト）をダウンロードしましょう。
この２つは無料です。その後の詳細は電子署名の作り方 電子定款の申請方法を参照してください。
ただ、おわかりのように電子定款は、印紙税の４万円が節約できるものの、別に４万円前後の費用が必要になってしまいます。これらの入手費用や設定の手間を考えれば、電子定款にするメリットはあまりありません。
一方で専門家に任せてしまう方が楽で間違いもなくなるという考え方もあると思いますが、専門家に頼んだ場合はおよそ１０万円前後で手数料がかかってしまいます。
自分で設立した場合と、専門化に依頼する場合で、それぞれの金額は以下のようになります。
自分で設立した場合の費用⇒約24.2万円
専門家に依頼した場合の費用⇒約30.2万円
これらのメリットとデメリットをまとめると以下の表のようになります。
| 自分で設立 | 専門家に依頼 | |
| 費用 | ○ | × |
| 手間 | × | ○ |
| 品質 | × | ○ |
専門家に依頼すると費用はかかりますが、その分間違いもなくなりますし、時間が空きます。時間を使ってお金を節約するか、お金で時間を買うか、悩むところです。
そんな創業者さまのために、弊社では電子定款を自作した時にかかる金額とほぼ同額にて設立代行を行っております。
※自分でやっても、専門家に頼んでも、同額の設立サービスはこちら
会社設立時は、時間も費用も節約したいところです。弊社に設立のご依頼をいただければ「時間」も「費用」も両方節約していただくことができると思います。
| 自分で設立 | 専門家に依頼 | 弊社に依頼 | |
| 費用 | ○ | × | ○ |
| 手間 | × | ○ | ○ |
| 品質 | × | ○ | ○ |
更に、設立登記にとどまらず、設立後の税務・その他の手続や、融資のご相談まで可能です。弊社の会社設立サービスを是非ご利用ください。
⑥ 電子定款を送信したら、予約していた認証日に公証役場へ出向きます。紙の定款では、発起人全員で公証役場へ出向かなければならなかったのに対し、電子定款の場合は発起人の代表者が電子定款を送信するため、公証役場へ出向くのは、発起人の代表者のみでかまいません。その他の発起人は委任状を作成して電子署名をした発起人に渡します。また、電子定款の委任状は、必ず定款とホッチキスで留め、それぞれのページに委任する発起人が実印で契印して電子署名した発起人に渡さなければなりません。紙の定款と異なり、そうしなければ、どの定款に対する委任状なのかわからなくなってしまうからです。
認証日当日に持参する持ち物は以下の通りです。
・発起人の印鑑証明書（発行から３ヶ月以内）
・当日公証役場に行かない発起人の委任状（発起人が１人の場合は不要）
・定款認証手数料（約52,000円）
・運転免許証か顔写真入り住基カードなどの本人確認ができる資料
・電子定款保存用のCD-R又はUSBメモリ
定款認証手数料ですが、定款が１部700円で、自社保管用と、法務局提出用の２部を依頼するのが普通ですが、３部頼んだ場合には、さらに700円が追加されます。また、定款のページ数でも変わってきます。定款は１ページにつき20円なので、定款が1ページ増えれば、２部の場合は40円加算となります。
また公証役場によって、CD-Rを自分で用意しなければならない所、CD-Rを販売する所、CD-Rを無料で用意してくれる所がありますので、事前に電話で確認しておくといいでしょう。
認証後に公証役場から受け取るものは以下の２点です。
・電子定款のデータ入りCD-RまたはUSBメモリ
・定款の同一情報
定款の同一情報とは、公証人が、その文章が電子定款と同じ内容であることを証明した書類です。印刷した定款に、公証人の自筆による証明書が最後のページに綴じられます。
